Первая статья

Если смешивать деньги бизнеса и свои, наступит хаос и начнутся проблемы.

• Кассовые разрывы. Если выводить деньги из бизнеса, когда захочется, то рано или поздно может не хватить средств на текущие обязательства. В каких ещё случаях грозят кассовые разрывы, можно узнать из статьи.
  

  Пример. Под впечатлением от крупной прибыли предприниматель забирает из бюджета пару миллионов, чтобы купить себе автомобиль. Через две недели оказывается, что у предприятия не хватает средств на зарплату сотрудникам и закупку материалов для нового проекта. Вот-вот может возникнуть серьёзный кассовый разрыв. Нужно либо возвращать деньги, либо брать кредит.

• Сложности с развитием. Сиюминутно найти крупную сумму для закупки нового оборудования проблематично. Так случается, когда все свободные деньги уходят вовне и нет никаких резервов. В итоге предприятие стагнирует, отказывается от выгодных перспектив и теряет конкурентные преимущества.
• Непонятна рентабельность бизнеса. Чаще всего путаница возникает, когда личные деньги то и дело идут на решение задач своего бизнеса, а представительские расходы оплачиваются из кошелька владельца. В результате невозможно понять, насколько успешна организация. Без учёта финансов и твёрдых цифр не получится уверенно сказать, зарабатывает предприятие или нет. Такой подход может привести даже к банкротству.
• Проблемы с законом у индивидуальных предпринимателей. Частое обналичивание денег может вызвать подозрение у контролирующих органов и банка. По Федеральному закону № 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем» счёт ИП заблокируют и потребуют объяснить, на что тратились деньги.

Подобные проблемы возникают у организаций из-за ошибок в управлении финансами. Ирина Ремнёва как финансовый директор сталкивалась в работе с подобными случаями и поделилась с нами примером.

Пример. Бизнес по производству котлов. До начала работы с Ириной системы финансового учёта на предприятии не было. Отчёт о движении денежных средств не вели, и владелец выводил себе столько денег, сколько захочется.

Ирина помогла внедрить финансовый учёт, свести доходы и расходы и оценить состояние бизнеса. Собрали Отчёт о прибылях и убытках, Отчёт о движении денежных средств, Платёжный календарь, Баланс. Из отчётов увидели, что предприятие работает в убыток: прибыли нет, запредельная кредитная нагрузка, личные финансы и финансы бизнеса перемешаны, при этом предприниматель ещё ежемесячно выводит деньги себе.

Составили финмодель. Она показала, что бизнес не выдержит больше ни одного кредита и нужно срочно менять ситуацию. Первым делом разделили деньги — личные и бизнеса, и стали налаживать учёт.

Далее разберём основные причины беспорядка в финансах.

Ошибки, которые приводят к хаосу в финансах

Проблемы с разделение финансов возникают в первую очередь из-за неверно выстроенной системы финансового учёта. В организации может быть ответственный за финучёт. Даже если есть таблицы с расходами и доходами, разбираться в таблицах долго и сложно, поэтому предприниматели не видят ценности в учёте в целом. В результате они действуют по наитию.

• Не планируют деятельность бизнеса. Заработать как можно больше — не цель. Чтобы план реализовался, нужно составлять финансовую модель с разными сценариями, формировать бюджеты, устанавливать сроки, ответственных и постоянно контролировать выполнение плана. Финансовое планирование — залог грамотного использования денег и достижения целей.
• Не знают свою прибыль. Зачастую предприниматели опираются на данные бухгалтерского учёта, но он не даёт представления о рентабельности предприятия. В бухучёте результаты работы отражаются по факту, без аналитики и прогнозов. Делать выводы о работе, строить планы по доходам и расходам на базе такой информации рискованно. А когда неизвестно, сколько денег нужно бизнесу, невозможно планировать личные траты. Поэтому правильно отделять свои финансы от финансов бизнеса не получается.
• Не просчитывают затраты, связанные с ростом продаж. Позитивная динамика в продажах не всегда приводит к прибыли. Предприниматели порой забывают про прямую взаимосвязь доходов и расходов. Вместе с продажами всегда растут и расходы: на закупку сырья, хранение, логистику, оплату труда новых сотрудников и т. д. В результате рост может обернуться убытками. Если взять сумму в счёт грядущей прибыли, можно попасть впросак.

В результаты владельцы не понимают, сколько денег необходимо компании, а сколько можно забрать без ущерба для бизнеса. Этот вопрос не возникнет, если правильно организовать финансовый учёт.

Как разделить свои деньги и деньги бизнеса

Самое главное в управлении финансами — сделать систему прозрачной, чтобы с одного взгляда было понятно, сколько денег, на что и когда нужно бизнесу, а сколько можно забрать на личные нужды. Посмотрим, как добиться прозрачности.

Начнём с примера от Ирины Ремнёвой, финансового директора Финтабло.

Пример. Бизнес по продаже одежды на маркетплейсах. В нём деньги компании и ИП перепутались настолько, что владельцу было трудно понять, где его личные финансы, а где — бизнеса. Владелец постоянно вкладывал свои деньги, вытаскивал компанию из кассовых разрывов и устал ждать, когда можно будет выводить деньги себе. Финансовый учёт не вели.

Оздоровление бизнеса начали с внедрения Отчёта о движении денежных средств и Платёжного календаря. Стали чётко следовать планам и следить, чтобы поступления были больше, чем списания. В итоге уже через месяц бизнес взял под контроль денежные потоки. Через несколько месяцев компания погасила долги владельцам.

После:

• автоматизировали финансовый учёт;
• собрали оставшиеся отчёты: Баланс и Отчёт о прибылях и убытках;
• определили владельцу зарплату как наёмному сотруднику, чтобы учитывать его личные потребности в расходах компании;
• все вложения денежных средств от собственника стали оформлять как процентный заём;
• настроили систему фондов. Завели отдельные расчётные счета для каждого фонда, куда автоматически стали отчислять деньги на разные нужды бизнеса.

В итоге предприниматель стал видеть реальную картину бизнеса, ежемесячно выплачивать себе зарплату и регулярно выводить дивиденды в зависимости от размеров чистой прибыли.

Теперь разберём по пунктам.

Автоматизировать финансовый учёт

Автоматизация позволяет предпринимателям в текущем режиме видеть движение денежных потоков, разделять доходы и расходы по статьям, оценивать результаты работы, вовремя замечать отклонения и предотвращать проблемы. Вести учёт получается без лишней нагрузки на сотрудников и фонд оплаты труда.

Основные управленческие отчёты, которые помогают видеть реальную картину бизнеса, понимать, как он развивается, и отсюда планировать размер своего вознаграждения, личные доходы и расходы:

• Отчёт о движении денежных средств (ОДДС). Отражает, сколько денег поступило, ушло со счетов, и остаток на конец периода. ОДДС позволяет оценивать динамику поступлений, списаний на основе фактических операций и делать выводы о точности планирования.